Diagnóstico general sobre los documentos digitales en el Archivo Histórico Municipal de Morelia.
Introducción
El presente texto tiene por objeto hacer un diagnóstico sobre la digitalización documental en el Archivo Histórico Municipal de Morelia. Para desarrollar el tema, se creyó oportuno dividirlo en tres secciones, la primera corresponde a la digitalización documental, la segunda hace referencia a la organización documental, y la tercera puntualiza sobre la historia del propio Archivo.
De la digitalización
Desde la segunda mitad del siglo XX, el uso de la tecnología ha crecido vertiginosamente al grado de convertirse en una necesidad para el desarrollo de la información y la comunicación, frente a dichos avances los archivos se ven obligados a entrar en esta dinámica de “realidad virtual” para atender a sus usuarios en diferentes latitudes de la República Mexicana o en cualquier parte del mundo, de esta manera inicia una nueva etapa en la difusión y la consulta virtual de materiales históricos. De tal suerte que, en el siglo XXI la documental electrónica y digital quedó al alcance de mucho.
Conforme a la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) integrada por 19 instituciones que representan a 12 países entre ellos México, (1) en el Modelos de Gestión Documental, refiere que: los documentos electrónicos son los que necesitan de algún dispositivo para su lectura, sobre la interoperabilidad, este concepto simboliza el funcionamiento en el marco de la administración electrónica y se define como la habilidad necesaria para que organizaciones y sistemas puedan interactuar con objetivos comunes.
Para el caso concreto de México, de acuerdo a la Ley General de Archivo, 2018 en el capítulo IX, refiere sobre los documentos de archivo electrónico y su conservación.
Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan;
- Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;
- Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante.
Ahora, de los documentos que necesitan de algún dispositivo para su lectura, se observan dos bloques:
El uso de la tecnología no sólo abrió espacio a los documentos electrónicos y digitales, sino también, dio la pauta para la creación de bases de datos electrónicas, cuya finalidad es relacionar la información entre sí, permitiendo un rápido acceso, manipulación y extracción de la información previamente clasificada. Así mismo, con el uso de los metadatos el contenido de los documentos impresos y electrónicos ofrecieron información valiosa sobre los contenidos, pues se atendieron las interrogantes como:Para la clasificación y conservación de los documentos electrónicos o digital dependerá en gran medida de los metadatos que se asocien a la imagen, para el caso del Archivo Histórico Municipal de Morelia no representa mayor problema porque el Fondo Colonial está clasificado y los fondos Independientes I y II cuentan con índices generales. Cuya información proporciona elementos indisponibles para la búsqueda de datos históricos, pero es un trabajo a largo plazo.
La necesidad de digitalizar los materiales del Archivo Histórico surgen con el proyecto “digitalizar para preservar”, el cual nace en febrero de 2006 con un convenio celebrado con la Empresa Mexicana Microformas, en ese año se trabajaron los siglos XVI y XVII; así como, algunos Libros de Actas de Cabildo. Para el siguiente año se firmó un convenio con la Academia Mexicana de Genealogía y Heráldica, su principio fue digitalizar los materiales más antiguos, así comenzó la reproducción del Fondo Colonial que comprende los años de 1544 a 1810, pero sólo aplicó para los Ramos de: Gobierno, Hacienda, Justicia, Guerra y Protocolos. De los cinco ramos sumaron 13,916 expedientes digitalizados. Cabe mencionar, que faltaron 1,220 libros que corresponde a los años de 1552 a 1938.
Una vez atiendo los ramos del Fondo Colonial, el siguiente paso fue digitalizar el Fondo Independiente I, el cual comprende de 1811 a 1899, con un total de 481 cajas y 31,038 expedientes. Al momento, hace falta el Fondo Independiente II, con un total de 863 cajas y 24,274 expedientes aproximadamente.
Conforme avanzaba el proyecto, se pensó en habilitar una base de datos para difundir los materiales, pero la iniciativa no tuvo el resultado esperado, porque y a pesar de que el Fondo Colonial está clasificado, pero para la digitalización no se incorporaron los metadatos. Durante los siguientes cuatros años los trabajos continuaron sin metadatos y la información se resguardo en CDs y en discos externos de un Terabyte (TB), en formato TIFF y a una resolución de 300 DPI.
Actualmente, el Archivo Histórico Municipal de Morelia enfrenta dos grandes restos, el primero, es migrar la información que se tiene digitalizada, pues a lo largo de los últimos 14 años ha sido resguardada en CDs y discos externos, lo cual implica un riesgo para su preservación, a pesar de que su custodia está en óptimas condiciones. El segundo reto, es analizar cada imagen digitalizada para cruzar la información y corroborar que cada expediente este completo para incorporarle sus metadatos, de esta manera se podrá hacer una base de datos; lo cual representa una tarea a largo plaza. Para atender los restos, es necesario gestionar recursos económicos y humanos para fomentar programas para el bienestar documental digital.
La idea de digitalizar no quedó varada con el proyecto de la Academia Mexicana de Genealogía y Heráldica, pues en el año 2013 la directora del Archivo General, Histórico y Museo de la Ciudad, Mtra. Laura Patricia Mancilla Suro, inscribió un proyecto titulado Modernización del Archivo Histórico Municipal, el cual fue aprobado y apoyado económicamente desde el Congreso de la Unión en el ejercicio fiscal 2014, consistió en dotar al Archivo de un equipo de cómputo para crear bases de datos electrónicas, adquirir un escáner para continuar digitalizando el patrimonio cultural, obtener material necesario para la preservación documental (cajas de polipropileno) y mejorar las condiciones del inmueble (iluminación adecuada, instalación eléctrica del edificio y remodelar algunos salones, como espacio de usos múltiples. Cabe señalar que, cuando nombran a la Dra. Yaminel Bernal Astorga directora del Archivo, le da continuidad al proyecto durante su gestión. El objetivo además de digitalizar fue promover la documentación histórica mediante bases de datos electrónicas.
A la sazón, comenzaron los trabajos del proyecto con la remodelación del inmueble, cuya iniciativa estuvo cargo del Dr. Fidel Fabián Calderón, arquitecto, ingeniero e integrante de ICOMOS, quien ha restaurado edificios en el Centro Histórico de Morelia. Cabe resaltar, que la obra fue autorizada bajo los lineamentos marcados por el Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH), pues el inmueble está inmerso en la lista de monumentos históricos determinado por de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.
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Pero con la administración municipal de Alfonso Jesús Martínez Alcázar (2015-2018) llegaron nuevos cambios. El servidor se transfirió a la Secretaría de Desarrollo Metropolitano e Infraestructura con la idea de comenzar proyectos innovadores, la Dirección del Archivos General, Histórico y Museo de la Ciudad, se suscribió a la Dirección de Asuntos Interinstitucionales y de Cabildo como el departamento de Archivo Histórico Municipal de Morelia. En esta coyuntura, después de varios años se transfieren del Archivo General al Histórico 55 libros correspondientes a las Actas de Cabildo, cuyo periodo comprendió de 1974 a 2014.
Entonces, a través de la Dirección de Gobierno, la Jefatura de Gobierno Digital a cargo del Ing. Virgilio García Ramírez, crea en la página transparencia.morelia.gob.mx un vínculo para difundir las Actas de Cabido que comenzaban a digitalizarse. Para mejorar el servicio fue necesario formar otros medios. Así nació la página gacetadigital.morelia.gob.mx, en donde se podían leer las Actas del 2017 o en su defecto la orden del día. De igual manera en actasadmnin.morelia.gob.mx se podían ver algunas secesiones de las Actas.
Igualmente, mediante el Centro Municipal de Información Pública (CEMUNIP), con el cumplimento que marca Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado –vigente-, de manera electrónica para la consultan las Actas.
Conjuntamente, a través de la página consejodelacronica.morelia.org.mx, el Archivo ponen a disposición otros materiales digitalizados, entre ellos las publicaciones Rosa de los Vientos, Serie Cantera Rosa. Textos Archivísticos y algunos instrumentos de consulta (índices e inventarios).
Actualmente, con la administración municipal de Raúl Morón Orozco (2018-2021), el departamento de Archivo Histórico Municipal de Morelia, se eleva nuevamente a Dirección de Archivos. El proceso de digitalización continúa, pero se le da prioridad a las Actas de Cabildo, pues con la aprobación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, a menudo la ciudadanía solicita dicha información para diferentes fines.
Al momento, se han digitalizado 75 libros de Actas de Cabildo que corresponden a los años de 1880 a 2020, con un total de 23,816 reproducciones, cuyos documentos son resguardados en discos externos de un Terabyte (TB), en formato JPG y PDF, a una resolución de 300 DPI. A pesar de contar con documentos digitalizado, no se cuenta con una base de datos para su consulta.
De la organización documental
Los primeros registros de organización documental del Archivo Histórico Municipal de Morelia se remiten a dos fechas: 1576 o 1656, cuando Duque de Albuquerque (Francisco Fernandez de Cueba Virrey de la Nueva España) solicita se inventaríen los documentos generados por el Ayuntamiento. Al terminar el siglo XVII e incluso en la primera mitad del el XVIII, no hubo vestigios que dataran la evolución del acervo; fue en 1787 cuando se escribió sobre los infortunios sufridos tanto del espacio como de la propia documentación, aunque dichos problemas eran añejos, pues la documentación sufría daños por la falta de una conservación adecuada. (2)
Otro rastro, fue en 1804 relativo al Índice de inventario de autos y otros instrumentos de justicia sobre juicios ejecutivos, criminales, ordinarios, civiles, demandas, diligencias, éste libro ordena los instrumentos, los autos y los protocolos; así como los autos tocantes, de igual manera separa los autos criminales. Su contenido va de 1528 a 1804. (3)
Pero fue durante la primera mitad del siglo XIX cuando la organización documental cambió con la elaboración de inventarios cronológicos, temáticos y numéricos, ello permitió cierta exigencia en la clasificación y conservación de los expedientes que se estaban generando con la Independencia de México y por primera vez figuró el responsable de salvaguardar el archivo (4). De tal suerte que, en 1868 se proponen el cargo de “escribiente-archivero”, su función era apoyar al escribano, ser el enlace entre el escribano y el Ayuntamiento, así también apoyó en las labores de la secretaría. A pesar de los avances, el acervo continuaba en la ignominia.
Los trabajos de clasificación se reforzaron un siglo después, cuando el Gobierno del Estado de Michoacán en 1909 solicitó la continuidad de los índices, así Manuel Álvarez Gasca se dio a la tarea de organizar los materiales, les asignó un relativo orden cronológico y a cada conjunto le incluyó una relación informando de su contenido. No obstante, las necesidades de organización y preservación crecían con el tiempo, pues algunos documentos comenzaron a sufrir los estragos de los años y los problemas propios de la naturaleza (plagas y humedad). Para atender las contingencias tanto ambientales como históricas, en la segunda mitad del siglo XX, un grupo de especialistas dirigido por José Miranda, Antonio Pompa y Pompa y Wilgberto Jiménez Moreno comenzaron los primeros trabajos al realizar una micropelícula de los documentos con un resultado de 37 rollos, cuyo material es custodiado por la Biblioteca Nacional de Antropología e Historia.
En 1964 el historiador Xavier Tavera Alfaro continuó con la organización documental, rescató índices de las dos décadas del siglo XVIII (60´s y 70´s), al texto lo llamó Índices Documentales del Archivo del Ayuntamiento de Morelia (1760-1769), pero es una edición de poca circulación. Unos años más tarde, mediante el programa “Rescate de Archivos Municipales” sufragado por el Archivo General de la Nación, inicio un nuevo proyecto titulado Clasificación documental del Archivo Histórico Municipal de Morelia (siglos XVI, XVII, XVIII y XIX), la organización estuvo a cargo de María Ofelia Mendoza Briones, con la colaboración de Antonio Chávez Sámano y la participación de 13 alumnos de la Escuela de Historia de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo.
En diciembre de 1989 en el Departamento de Microfilmación y Reprografía de la Secretaría de Administración del Gobierno del Estado de México se imprimieron 1,000 ejemplares del Índice. Fondo Colonial (siglos XVI y XVII), el trabajo estuvo a cargo del etnólogo Ángel Quintana Sanabria, en aquel tiempo era jefe del Archivo Histórico y claro, con la colaboración de las historiadoras Mónica Vázquez García y Melba Maya Guzmán.
Para la organización documental, el etnólogo Ángel Quintana aplicó el principio de procedencia y orden original, el cual contempla los criterio ideológicos y temáticos. Esta propuesta surgió en el siglo XVIII en los Archivos Nacionales franceses, considerándolos los primeros en utilizar el orden de procedencia. Un siglo más tarde -1841- el historiador francés Natalis de Wailly, redactó Instrucciones para la ordenación y clasificación de archivo y departamentales comunales, en donde se observaba la necesidad de clasificar la documentación mediante fondos, es decir mantener la información agrupada y respetando la estructura propia sin mezclar los asuntos, con este orden nace el principio de procedencia y en 1898 los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin escribieron Guía de descripción para ordenar los archivos, considerándola como la base fundamental de los archiveros. (5).
Bajo esas consideraciones y conforme a la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G) se creó el cuadro clasificador del Archivo Histórico Municipal de Morelia, que correspondió para los siglos XVI, XVII y XVIII. Entonces, la información generada durante esos siglos se refiere a la Provincia de Michoacán, la cual estaba organizada en: gobierno, hacienda, justicia y guerra; con el tiempo se incorporó protocolos. De modo que, para la clasificación se respetó su orden administrativo quedando de la siguiente manera:
- I. Gobierno: se refiere a la organización administrativa, normativa y ejecutiva; así también lo relativo a la supervisión que ejercieron los funcionarios reales para el ordenamiento de la vida general de la Provincia.
- II. Hacienda: representa las prácticas políticas en materia fiscal de la corona, que llevó la Real Hacienda y sus funcionarios en la Provincia.
- III. Justicia: su nivel fue provincial y distrital, por lo tanto, se encargó de los asuntos de justicia ordinaria, atendió los delitos contra la familia y la moral pública.
- IV. Guerra: resalta la labor institucional de la corona para sostener y ampliar los territorios colonizados. Su desarrollo fue más evidente en los territorios norteños de la Nueva España.
- V. Protocolos: describe a la función pública que tuvieron los escribanos. Durante la época colonial existieron cuatro tipos de escribanos: 1. Públicos y de cabildo, 2. Real, público y de cabildo. 3. Nombrados provisionalmente. 4. Escribanos públicos.
Finalmente, la estructura documental del Archivo Histórico permitió dividirlo en tres fondos: Colonial (1544-1810). Independiente I (1811-1899) e Independiente II (1900-1995). Pero los dos últimos dos fondos sólo se cuenta con índices generales con cierto orden cronológico.
Respecto a la preservación de los expedientes, se consideró oportuno resguardarlos en folders de papel cultural, dentro de cajas de cartón AGN-12, aunque en los últimos años se han usado cajas de polipropileno, por ser un mejor componente en la conservación documental.
A manera de conclusiones
Digitalizar el material documental del Archivo Histórico representa un compromiso a largo plazo, mismo que inició en el año 2006 y hasta la fecha el trabajo continúa, pero indispensable fortalecer bases de datos que atiendas las necesidades de la institución, los metadatos, la conservación y preservación de la imagen digital y la protección de datos sensibles. Al mismo tiempo, es indispensable fortalecer el presupuesto económico frente a la administración pública y, en este tenor, es fundamental la colaboración del personal capacitado en la utilización de materiales tecnológicos.
(1) (Bolivia, Brasil, Chile, Ecuador, México, Perú, Uruguay, Guatemala, Honduras, El Salvador, Colombia y Guatemala)
(2) AHMM, Fondo Libros Manuscritos, 1. N. 24, primera numeración, Reales cédulas, despachos superiores y documentos varios del siglo XVIII, Valladolid, 1787. Melba Maya Guzmán y Yaminel Bernal Astorga, “Construyendo la historia del Archivo Histórico Municipal de Morelia” en Boletín Rosa de los Vientos, Una mirada caleidoscópica de la niñez en Valladolid-Morelia, núm. 5, año 4, Archivo Histórico Municipal de Morelia, Morelia, 2014, pp. 94 y 95
(3)AHMM, Índice de inventario de autos y otros instrumentos de justicia sobre juicios ejecutivos, criminales, ordinarios, civiles, demandas, diligencias, L.N. 1, 1528-1804, fs. 68.
(4) Melba Maya Guzmán y Yaminel Bernal Astorga, op., cit, p. 95
(5)Cruz Mundet José Ramón, Manual de archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994, 231






