Por tanto, el archivo de trámite es la unidad responsable del resguardo, organización y control documental; se requiere de tres fases: 

Estas tres fases son muy importantes, porque de ellas dependerá la organización y administración documental.  Al respecto Theodore R. Schellenberg, propone el análisis del documento mediante los valores primarios y secundarios. Pera para este segmento sólo precisaremos sobre los primero porque le competen a los archivos de trámite:  

A partir de la observación de los valores primarios, es necesario elaborar una tabla, la cual servirá para el Catálogo de Disposición Documental: 

Los ayuntamientos tendrán facultades para aprobar, de acuerdo con las leyes en materia municipal que deberán expedir las legislaturas de los Estados, los bandos de policía y gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la administración pública municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal; de manera que, el municipio es el centro o eje donde descansa la vida sociopolítica de la ciudad.

 De igual forma, se deben contemplar Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán,  Bando de Gobierno del Municipio de Morelia y el Reglamento Interno del Archivo Histórico Municipal de Morelia. 

En consecuencia, conforme marca la Ley General de Archivos, la clasificación de archivos de trámite, en el capítulo I, determina que el Estado mexicano deberá garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos; entonces, los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo que deriven del ejercicio de sus facultades.

Al mismo tiempo, el capítulo II precisa que cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; en este caso todos los jefes o responsables de archivos de trámite del Ayuntamiento de Morelia deberán:

1. Administrar
2. Establecer un sistema institucional
3. Integrar los documentos en expedientes
4. Conformar un grupo interdisciplinario
5. Establecer medidas para la organización.

De igual manera, deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones: 

De acuerdo Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Los Archivos de las Dependencias y Entidades de La Administración Pública Federal

Sección II 

De los archivos de trámite 

En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones: 

En este sentido, en el año 2019 la Dirección de Archivos del Ayuntamiento a cargo de la Lic. Alicia Venegas González, se realizó un diagnóstico somero sobre la situación de los archivos de trámite, en cuyo ejercicio se reconocieron aproximadamente 290 archivos. Enseguida, se hizo una encuesta para el análisis de la situación, pero del 100% sólo respondió el 30%; es decir, se obtuvieron 87 resultados y a partir de éstos, se hizo la valoración convirtiéndole en el 100%.  

De acuerdo a la radiografía realizada, los archivos de trámite del ayuntamiento son atendidos entre dos o tres personas, pero sin nombramiento, quienes los organizan de acuerdo a sus necesidades, éstas pueden ser alfanuméricas, pero con mayor frecuencia utilizan el numérico y con pocas descripciones de los asuntos, los documentos son resguardados en carpetas ledford y colocados en estanterías metálicas y de madera, pero la mayoría de los archivos requieren de más espacio.  

Para hacer frente a la clasificación, en los últimos dos años el personal de los archivos de trámite ha tenido 18 capacitaciones relativas al cuadro de clasificación y catálogo de disposición documental. Para fortalecer el conocimiento y llevar a la práctica los instrumentos de consulta es indispensable de la participación activa de los directores y jefes del Ayuntamiento. 

Cabe destacar, que la mayoría de las capacitaciones las ofrece la Dirección de Archivos de Ayuntamiento de Morelia, pero hace falta reforzar la información sobre el tema de documentos electrónicos, pues el 90% resguardan expedientes tanto en papel como en electrónico/digital, cuya necesidad se marca en la Ley General de Archivos, capítulo IX, sobre documentos de archivo electrónico. 

Dentro del mismo marco de ideas, para la organización de archivos, en el capítulo IV, la Ley puntualiza del establecimiento del Sistema Institucional de Archivos, el cual es conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental. Para la operatividad el sistema deberá integrarse por: 

En este sentido, el 27 de diciembre del 2019 la Dirección de Archivos presentó ante las autoridades municipales la propuesta para el establecimiento del Sistema, el cual, después de una serie de revisiones fue aprobado 16 de julio 2020 en sesión de cabildo, el proceso implicó unas adiciones al Bando del Gobierno Municipal, entre ellas, además de la creación del Sistema, el establecimiento del Departamento de Archivo de Trámite y Concentración.  

Archivo Histórico Municipal de Morelia

Bibliografía